Las reuniones son imprescindibles. Permiten la comunicación, posibilitan la distribución de tareas, promueven las ideas, crean espíritu de equipo, favorecen el feedback. Pero todo esto, tan necesario para las empresas, solo ocurre cuando se gestionan bien. De lo contrario, no servirán más que para entorpecer el trabajo.
"Un hombre que se atreve a perder una hora de su tiempo, no ha descubierto el valor de la vida", dijo Darwin. Y las reuniones son, a menudo, el mar tranquilo donde los minutos naufragan, una rémora para la eficacia, un lastre para la productividad empresarial.
Los líderes deben saber gestionar las reuniones con esmero, porque son una herramienta esencial para el funcionamiento corporativo. Lo peor que puede ocurrir es que los asistentes terminen con la sensación de haber perdido el tiempo. Hay que planificarlas, trabajar para su buen desarrollo y extraer las conclusiones adecuadas.
Estas son las líneas maestras que deben presidir las reuniones:
Elegir el momento. Las reuniones deben programarse dentro del horario laboral, y ser compatibles con las obligaciones de los convocados, siempre que sea posible.
Evitar las reuniones estériles. Las reuniones se establecen porque son necesarias, no por rutina ni sin un objetivo claro. Es preciso contar con un orden del día, un asunto que tratar y el detalle de todos los puntos que van a abordarse. El material debe prepararse de antemano y facilitar copia del contenido a todos los asistentes. De este modo, se eluden los asuntos no relevantes o que no se ajusten al propósito de la cita.